En popüler iletişim aracı olan internettir. Onun içerisinde bile onlarca farklı iletişim alternatifi bulunuyor. Yıllar geçse de mailin önemi hiç azalmıyor. Bu yüzden kurumsal mail nasıl yazılır öğrenmekte fayda var. Eğer kurumsal bir firmada işe girmeyi planlıyor veya girdiyseniz gelen mailleri yanıtlamak sizin duruşunuzu belirler. Ayrıca kurumsal bir üslup ile mail yazmak iş hayatının olmazsa olmazıdır.
Kurumsal mail nasıl yazılır sorusunun tüm incelikleri birazdan anlatacağım. Peki, hangi mailler kurumsal kategorisine giriyor? Sadece şirket mi olmak gerekli? Şirketten çalışmadan da kurumsal mail yazmaya alışmanız gerekli. Örneğim meb kurumsal mail için oldukça önemlidir. Milli Eğitim Bakanlığı gibi devletin kurumlarına mail atarken de yine dikkat etmeniz gereken birçok nokta bulunuyor.
Kurumsal Mail Nasıl Yazılır?
Kurumsal e-posta, her yönüyle standart bir mailden çok farklıdır. Arkadaşlarınıza gönderdiğiniz mailleri profesyonel hayatta unutun. Güzel bir profesyonel e-mail formatı hem güvenilir hem de işini ciddiye alan biri olduğunuzu gösterir. Aşağıda adım adım kurumsal e-mail nasıl yazılır sizler için derledim.
Konu Satırı
İyi bir kurumsal mail yazmak istiyorsanız olaya konu satırı ile başlamanız gerekiyor. Çünkü bu satır göndereceğiniz e-postanın bir nevi özetidir. Sadece birkaç kelime kullanılarak yazılan konu, tüm içeriğin değerini iletmenize olanak tanır. Bu yüzden konu satırına, ilgi çekici ve tıklamaya değer bir şeyler yazmalısınız.
En iyi müşteri oluşturma yazılımlarından birisi olan OptinMonster tarafından iletilen istatistiklerde konu satırının önemini gösteriyor:
- Alıcılardan 3’te 1’i e-postaları konu satırındaki akılda kalan kelimelere göre açıyor.
- İnternet kullanıcılarının %70’i konu satırına göre mailleri spam olarak işaretliyor.
Bu istatistikler bile konu satırının iş e-postası için ne kadar önemli olduğunu gözler önüne sunuyor. Bu yüzden konu satırını çok dikkate almalıyız.
◾ Kısa ve Öz Olun
Konu satırına en fazla 50 karakter olacak şekilde bilgi girin. Eğer daha uzun bir konu yazarsanız özellikle mobil kullanıcıları yazdığınız konunun tamamını göremez.
◾ Akılda Kalıcı Hale Getirin
Kurumsal mail nasıl yazılır diye merak eden arkadaşlar mutlaka akılda kalıcı ve harekete geçirecek bir konu yazsın. Aciliyet, güncellik ve gizem çağrışımı yapan kelimelerden seçimler yapabilirsiniz. Örneğin, “Hemen harekete geç!” veya “Ücretsiz” vb. kelimeler konu satırında tercih edilebilir.
◾ En İyi Konu Cümlesini Bulabilmek İçin A / B Testi Yapın
Kurumsal mail yazarken doğru konu satırını tek seferde bulmak zordur. Bunun için en iyi dönüşüm oranını sağlayabilmek için mutlaka A / B testi yapmanızı öneriyorum. Yani iki maili de belirli kişilere göndererek açılma oranlarını takip edin.
Selamlama
Meb kurumsal e posta hazırlarken veya iş başvurusu maili nasıl atılır diye merak ediyorsanız selamlama kısmından itibaren dikkat çekici bir e-posta hazırlamalısınız. Çünkü gönderdiğiniz e-posta’da ilk görülen selamlama kısmıdır. Selamlama için seçeceğiniz kelime mailin tonunu belirlemektedir.
Abartmadan Uygun Bir Selamlama Seçin
E-posta yazarken seçeceğiniz selamlama, alıcı ile aranızdaki yakınlık düzeyine bağlı olarak seçilmelidir. Mail göndereceğiniz kişiyi ne kadar iyi tanıyorsanız, selamlama kısmı o kadar daha az resmi olur.
◾ Kısa ve Öz Selamlama Yapın
Eğer alıcı hakkında çok bilginiz yoksa selamlama kısmını kısa tutmanızı öneriyorum. Örneğin, “Sevgili İşe Alım Uzmanı” yazmak yerine “Merhaba” deyip giriş yapabilirsiniz.
Merhaba [İsim]: Profesyonel bir ilişkiniz olan kişilere göndermek için uygun bir selamlamadır.
Herkese merhaba: E-postalarınızı kişiselleştirmek ve alan kişinin ismini kullanmak doğru bir uygulama olsa da birden fazla kişiye mail gönderirken bu şekilde selamlama yapabilirsiniz.
Merhaba: Eğer mail gönderdiğiniz kişinin ismini bilmiyorsanız bu şekilde giriş yapabilirsiniz.
Sayın [İsim]: Resmi görünmek istediğiniz kullanın. Bir kişiye ilk defa mail gönderiyorsanız, resmi e-posta yazacaksanız veya güçlü konumdaki birine hitap edecekseniz bu selamlama uygundur.
Gövde Metni
Cana yakın bir mail, soğuk ve uzak bir tonda konuşmaktan daha iyi gibi görünse de, iş mailleri günün nasıl geçtiğini veya hobilerinizi ileteceğiniz bir mecra değildir. Bu sebeple, e-posta formatınızda daima profesyonelliği koruyup, iletmek istediğiniz mesajı çok açık ve doğru yoldan iletin.
◾ Kendinizi Tanıtın
Eğer maili göndereceğiniz kişinin sizi tanımama veya hatırlamama ihtimali varsa mutlaka öncelikle kendinizi tanıtın. Kendinizden bahsederken de adınızı, kurumsal pozisyonunuzu, nasıl ve kim tarafından tanıştırıldığınız gibi ayrıntıları paylaşabilirsiniz. Eğer sizi tanıyan birine e-posta gönderiyorsanız bu adımı atlayın.
◾ Kısa Tutun
Uzun maillere dönüş sırası da uzun olacaktır. Bu yüzden mesaj gövdesini kısa tutun. Alıcı hızlıca maili okuyup size dönüş yapabilsin.
◾ Mailin Amacını Net Şekilde Açıklayın
Göndermiş olduğunu mailin amacını açık ve net bir şekilde belirmelisiniz. Kurumsal e-mail nasıl yazılır diyorsanız kesinlikle amacına uygun, net ve anlaşılır olmalıdır. Bu okunabilirlik açısından da oldukça önemlidir. Gereksiz bilgiler ile dolu mail okunmadan silinir. Kendinize gelen mailleri düşünmeniz yeterli.
◾ Gereksiz Bilgilerden Kaçının
Tek mail içerisinde tüm özellik ve bilgileri yazmak iyi gibi görünebilir. Fakat fazla detaylar bulunan ayrıntılı maillerden kaçının. Daha çok temel bilgiler olan ve ek bir belge ile detayların paylaşıldı net, okunabilir bir mail oluşturmaya çalışın.
◾ İşleri Profesyonel Olarak Ele Alın
Noktalama işaretlerine ve özellikle ünleme dikkat edin. Büyük harfleri de sadece gerektiğinde kullanın. Çünkü ünlem ve büyük harf sert bir söylem içerir.
Kapanış
Kurumsal mail yazmak konusunda başlangıç nasıl önemliyse bitişte öyle önemlidir. Çünkü maili göndereceğiniz kişide yanlış bir izlenime yol açmak istemeyiz. Örneğin iş maili göndereceğimiz bir kişiyi tanımıyorsak “Sevgili [İSİM]” tarzında bir kapanış kullanmak iyi bir bitiş değildir. “Sevgiler” iyi bir iş e-posta formatı olmuyor.
Peki, nasıl bir kapanış yapmalıyız?
◾ Alıcıyı Harekete Geçirin
Kurumsal mail yazarken kapanış yapacağınız cümle mutlaka harekete geçirecek bir sözcük içermelidir. Örneğin alıcıya ücretsiz bir demo sunacaksanız ve ondan bunun için tarih saat talebiniz varsa şu şekilde yazabilirsiniz: “Hızlıca size bilgi verebilmem için uygun olduğunu saatleri iletin.”
◾ Uygun Bir İmza Kullanın
Tıpkı selamlama bölümünde olduğu gibi mailin kapanışı da alıcıyla daha önce görüşüp görüşmediğinizle doğrudan bağlantılıdır. Eğer karşı taraf ile daha önce e-posta gönderip aldığınız olduysa kapanış çok önemli değildir.
Kullanabileceğiniz e-posta kapanış örnekleri şu şekildedir:
- Saygılarımla
- Sevgilerimle
- İçtenlikle
- En iyi dileklerimle
- Şimdiden teşekkürler
- Teşekkürler
İmza
E-mail imzası kimliğiniz, kişilerin size nereden ulaşabileceği, işletmeniz, pozisyonunuz ve projeleriniz gibi konularda bilgi veren en önemli kısımdır. Eğer iyi düzenlenmiş bir kurumsal mail örneğinde aşağıdaki bilgileri içeren imzaya olabilir:
- İsminiz ve ünvanınız
- İletişim bilgileriniz (e-mail, web sitesi ve telefon numarası gibi)
- Sosyal medya profilleriniz
- Takvim bağlantınız (kişilerin sizi imzanızı kullanarak toplantıya çağırabilir)
- Profesyonel bir tasarım veya fotoğraf
◾ Basit Tutmaya Çalışın
Kurumsal e-posta nasıl yazılır derseniz kesinlikle basit olmalıdır. Süslü yazı tiplerinin ve karmaşık tasarımların kurumsallıkta yeri yoktur. Bu yüzden imza kısmını mobilde de inceleyin. Tam okunabilir olduğundan emin olun.
◾ İletişim Bilgilerinizi Güncel Tutun
İletişim bilgilerinin güncel tutulması kişi ve kurumların size kolayca ulaşabilmesi için oldukça önemlidir.
Tüm bu işlemleri tamamladıktan sonra göndereceğiniz e-posta’da herhangi bir yazım hatası var mı yok mu kontrol etmenizde oldukça önemlidir. Çünkü maili gönderdikten sonra fark etmek canınızı sıkabilir. Bu yüzden her zaman son kontrollerinizi yapıyor olun.
Şimdi birlikte kurumsal mail nasıl yazılır kısaca özetleyelim…
Konu Satırı: 50 karakterin altında olmalıdır.
Selamlama: Dostça ama profesyonel olmalıdır.
Gövde: Net ve açık olmalıdır. Ayrıca önemli kısımları madde işaretleri ile kullanarak biçimlendirmeliyiz.
Kapanış: Profesyonel ve arkadaş canlısı olmalıdır.
İmza: Gerekli olan tüm unsurları barındırmalıdır.
Kurumsal Mail Örnekleri
Merhabalar Mustafa Bey Ben Tugay,
abcd.com kariyer sitesinde yayınladığınız “Sosyal Medya Uzmanlığı” pozisyonuna istinaden yazıyorum.
Sizi en iyi şekilde özetleyen kısa ve öz bir metin yazın!
Sertifikalarımı ve özgeçmişimi Ek’te iletiyorum.
Sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyor olacağım.
Sevgiler.
(E-Posta imzası; telefon numarası, e-mail adresi, meslek, isim, soy isim, linkedin bağlantısı)
Buradaki gibi daha birçok konuda bilgi edinmek için rehberler kategorimi inceleyebilirsiniz.
